¿Qué son las addendas en una factura?
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Dentro de la facturación electrónica existe un término que ayuda a facilitar procesos, así como a ahorrar dinero y tiempo. Nos referimos a las Addendas, que es información anexada al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y se utiliza para efectos de control de datos comerciales en las empresas.
En 2011 se integraron las Addendas a las facturas, aunque su emisión no es necesaria siempre, ya que se añade a petición de los clientes para conocer la información de ingresos de productos en almacén, para controlar los pagos a proveedores, llevar un adecuado manejo comercial, operativo, logístico y optimizar los procesos de gestión de inventarios, siendo estos los mayores beneficios del manejo de Addendas en las empresas de cualquier tamaño.
Datos que pueden llevar las Addendas
- Claves de proveedor
- Órdenes de compra
- Datos de entrega
- Series de productos
¿Por qué se necesita añadir las Addendas en una factura?
Al añadir una Addenda al CFDI se evita la solicitud de información adicional sobre la compra de algún producto en especial, por lo que se puede tener un mayor control, tanto por parte de los proveedores, como de la empresa.
Para integrarlas a las facturas se requiere un proveedor especializado en manejo de Addendas, con experiencia y una amplia base de datos de los formatos que se requiere para optimizar la información de las empresas. El modelo utilizado por la mayoría de empresas mexicanas se basa en el lenguaje XML, el mismo que se utiliza para emitir un CFDI, por lo que se requiere que el proveedor incluya el código necesario en el sistema de facturación electrónica que se maneje. Si acudes con un experto, como Servicios Administrativos, su generación e integración será tan sencilla como personalizar una plantilla que servirá como patrón al elaborar las siguientes facturas.
Información que contienen las Addendas
- Comercial: RFC, nombre de la empresa, correo electrónico, teléfono, tipo de productos, cantidad, dimensión, forma y condiciones de pago.
- Operativa: Información acerca de la elaboración del producto, cantidad de productos, lote, tipo de almacenaje.
- Logística: Fecha de envío de productos, tipo de transporte, tipo de embalaje, ruta de recorrido.
Es importante aclarar que una Addenda no es un comprobante fiscal ni forman parte de la cadena original de CFDI, son un anexo de información relevante al cliente para fines comerciales. En la actualidad, las facturas aprobadas por el SAT no especifican la información que deben contener, por lo que no hay un estándar definido, sino que las actividades de la empresa serán las que definan qué tipo de información deben contener. Por ello, los Proveedores Autorizados de certificación (PAC) no están obligados a validarlas o emitirlas.
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