Outsourcing administrativo: qué es y cómo funciona
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En un mundo cada día más globalizado, las empresas tienen la necesidad de tercerizar procesos empresariales que no forman parte de su actividad económica para enfocarse en las actividades estratégicas que hacen crecer su rentabilidad.
El outsourcing administrativo es una estrategia común en las empresas, y hoy en Servicios Administrativos te contaremos qué es, los tipos de outsourcing y te daremos algunas recomendaciones para que elijas al proveedor adecuado para tu empresa.
¿Qué es el outsourcing administrativo?
El outsourcing administrativo consiste en recurrir a los servicios de una empresa externa, que se especialice en servicios o procesos que no forman parte de la actividad económica de la empresa contratante para delegarle la gestión y ejecución de funciones como el pago de nómina, Recursos Humanos, reclutamiento y selección de personal, marketing, soluciones de tecnología, procesos especializados de limpieza, entre otros.
La tercerización de servicios es muy frecuente en organizaciones grandes como trasnacionales, empresas petroleras, de telecomunicaciones, fábricas, oficinas gubernamentales e incluso las pymes cada vez más recurren al outsourcing al ser más factible y rentable contratar un prestador de servicios profesionales que entrenar a un equipo de trabajo propio.
Importancia del outsourcing
Las empresas optan por el outsourcing de servicios profesionales para tener una mejor gestión tanto de su presupuesto como de las labores que cada empleado realiza. Contar con personal altamente capacitado en un área que no corresponde con la actividad empresarial es valioso al no tener que contratar y capacitar nuevos empleados.
Además, esta modalidad conlleva menos obligaciones laborales ya que esta le corresponde a la empresa contratada. Eso sí, es indispensable asegurarse de que la empresa subcontratada brinda las prestaciones de ley a sus empleados y garantiza su seguridad.
Tipos de outsourcing
Dentro del outsourcing encontramos diferentes tipos que debes conocer para elegir al proveedor que se adapte a los requerimientos de tu empresa. A continuación, te presentamos una clasificación con base en la naturaleza del outsourcing:
Co-Sourcing
En esta modalidad, la empresa subcontratada y la contratante comparten responsabilidades y riesgos por la prestación de un servicio. Se da en procesos realizados por un grupo de personas conformado tanto por colaboradores internos como por los proveedores de servicio, por lo que su enfoque es de asociación y colaboración en el servicio.
In-house
En esta modalidad, los empleados deben realizar el servicio por el que se les contrató en las instalaciones del cliente. Por ello, la empresa contratante debe ocuparse por preservar su integridad y seguridad.
Off-shoring
Esta modalidad también se conoce como deslocalización ya que consiste en la contratación de servicios a un proveedor del extranjero, que ofrece costos menores que los de sus competidores nacionales.
Off-site
Esta modalidad consiste en la prestación de servicios generados desde las instalaciones de la empresa contratada.
Ventajas y desventajas del outsourcing
Comencemos abordando las ventajas:
Contar con personal capacitado
Al contratar una empresa de outsourcing, tendrás profesionales ya capacitados y con las competencias necesarias para realizar tareas o proyectos especializados, sin errores y sin tener que invertir tiempo en contratar y capacitar nuevos empleados.
Menos obligaciones patronales
Al no tener que contratar nuevo personal estarás ahorrando en salarios, prestaciones y todos los gastos relacionados con una plantilla laboral. Además, estos colaboradores no generan antigüedad, no reciben aguinaldos y puedes cambiar de proveedor si no estás conforme con los resultados o el servicio proporcionado.
Beneficios económicos
Además del ahorro en salarios, los servicios de outsourcing administrativo pueden ser deducidos como gasto empresarial. Por otro lado, puedes tener un mejor control del presupuesto y gastos operativos al no tener un departamento trabajando dentro de tu empresa.
Tecnología de punta
Las empresas subcontratadas suelen contar con tecnología y procesos enfocados en el servicio proporcionado, como plataformas de cálculo de pago de nómina, sistemas de gestión de clientes o de recursos humanos. Esto no solo te dará la garantía de que los procesos serán correctos y a tiempo, también le dará una mejor imagen a tu empresa.
Enfócate en lo importante
Al despreocuparte de procesos complicados como la gestión de nómina, podrás dedicarte de lleno a tu actividad económica, a cerrar ventas y hacer que tu empresa siga ganando dinero.
Ahora toca el turno de analizar las desventajas:
- Podrías perder el contacto con los clientes directos.
- Los ahorros pueden no ser suficientes, especialmente para empresas pequeñas.
- Si la empresa subcontratada no realiza sus funciones correctamente, no tendrá responsabilidad y la empresa puede verse afectada de forma operacional, financiera e incluso fiscal.
Cómo elegir e implementar el outsourcing
Los posibles riesgos de implementar un outsourcing se reducen significativamente si eliges correctamente, con las siguientes recomendaciones:
- Asegúrate de que la empresa realmente cuente con expertos en la gestión de tareas y procesos.
- Elige a un proveedor con sistemas escalables que se adapten al crecimiento de tu compañía y te permitan tercerizar otros procesos a medida que lo requieras.
- Asegúrate de que el proveedor cuente con tecnología de punta para reducir el riesgo de errores y aportar valor a los procesos.
- El proveedor debe tener experiencia en empresas de tu sector para que se adapte a los requerimientos y condiciones de trabajo.
- Analiza si te conviene un proveedor de tu misma ciudad o uno extranjero. Considera que una empresa nacional conoce las regulaciones y normativas del país, no tiene barreras de idioma ni de zona horaria.
- Investiga al proveedor y las opiniones de sus clientes tanto en su página y redes sociales, como en otros canales.
- Compara cotizaciones y analiza la relación precio/calidad de servicios.
Por último, recuerda que en México el outsourcing o tercerización de servicios es legal siempre y cuando sean servicios especializados o técnicos ajenos a las actividades primordiales del negocio o empresa contratante.
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